Приччиины неэффективного расходования рабочего времени

Производительность труда и потери рабочего времени

Бесплатная консультация юриста по телефону:

На производство продукции влияет огромное количество факторов, в том числе фактор затрат труда. На предприятии необходимо оказывать внимание анализу трудовых ресурсов, затрат труда, производительности с целью ее увеличения, а также роста производства и естественно с целью оказания влияния на финансовый результат предприятия — прибыль.

На что влияет производительность труда?

Производительность труда определяет какое количество продукции производится одним работником за единицу времени. Категория производительность непосредственно связана с трудоемкостью, то есть сколько в себе труда содержит одна единица продукции и выработкой — сколько единиц произведенной продукции приходится на одного работника.

Продуктивность работы в первую очередь влияет на объем производимой продукции, проще говоря чем больше производит один работник, тем больший объем произведенной продукции приходится в целом на предприятие.

На предприятии необходимо организовывать своевременный анализ производительности труда с целью выявления причин отклонения от плана, выявления факторов снижения производительности труда и принятие мер по их устранению, выявления резервов увеличения эффективности производительности.

Как добиться эффективной производительности?

В первую очередь, внедрение новых технологий, использование достижений научно-технического прогресса. В нашу эпоху научно-технической революции очень важно всегда идти в ногу со временем.

Внедрять какое-то новое современное оборудование, модернизировать производство, таким образом, добиваясь бесперебойного производства. Ручной труд имеет преимущество лишь в некоторых сферах, которые требуют излишнего внимания, аккуратности и терпения. Инновации, машины — факторы развития расширенного воспроизводства.

Далее это улучшение организации производства, управление этим производством, а также социальные факторы, то есть для руководителя предприятия очень важна качественная и произведенная в срок продукция.

Для того чтобы этого добиться необходимо иметь квалифицированный персонал. Помимо высококвалифицированного персонала необходимо чтобы он имел полноценный отдых, ведь когда человек не выспавшийся, голодный и замученный требовать от него высшего класса не имеет смысла. Именно поэтому данный фактор тоже имеет значение для улучшения эффективности производительности труда.

Основные причины потерь рабочего времени

Потери рабочего времени представляют собой такие периоды, в ходе которых не происходит производства продукции либо другого общественно полезного действия, то есть не происходит ни увеличение объема производства, ни улучшение его качества, а время просто уходит без какой-либо пользы.

Основными причинами потерь рабочего времени можно назвать со стороны производственно-промышленного персонала:

• опоздания;
• прогулы;
• различные необоснованные перерывы;
• безответственное отношение со стороны работника.

Если рассматривать другие факторы, не зависящие от работника, это поломки оборудования, отсутствие сырья и материалов, ремонт.

Затраты при потере рабочего времени

Во-первых, непроизводительные затраты, то есть затраты, связанные с производством бракованной продукции и ее исправлением. Такие потери рассчитываются на основании суммы ущерба выпущенной не соответствующей стандарту продукции.

Далее, сверхплановые затраты, связанные с внутрисменными простоями. Могут быть связаны с ремонтом механизмов, неполного рабочего дня некоторых сотрудников, установленного законодательством.

И общие потери из-за нарушения дисциплины и по организационно-техническим причинам.

Мероприятия по устранению потерь рабочего времени

Устранить потери рабочего времени, а следовательно и обеспечить рост производительности возможно следующими способами:

• своевременный контроль за состоянием оборудования, его ремонт и замена устаревшего оборудования;
• высококвалифицированный персонал, обеспечение обучения, социальной обеспеченности;
• четкий график рабочего времени;
• строгая дисциплина труда с целью ликвидации опозданий, прогулов и прочих необоснованных потерь рабочего времени;
• решение вопроса несвоевременных поставок сырья, например, указание о возмещении потерь со стороны поставщика в договорах поставки;
• минимизирование количества браков, обращение особого внимания к данному вопросу со стороны сотрудников, их поощрение в случае полного отсутствия брака на своих индивидуальных рабочих местах и т.п.

Обобщая вышесказанное необходимо отметить, что производительность труда важный фактор роста производства, увеличения прибыли и в целом деловой репутации предприятия, а следовательно со сторон руководства предприятия необходимо обращения внимания на данную составляющую производства любой продукции.

Источник: https://legionfg.ru/proizvoditelnost-truda-i-poteri-rabochego-vremeni/

Что такое коэффициент абсентеизма?

К чему приводит неэффективное использование рабочего времени сотрудников компании?

Нанимая человека на работу, компании покупают его рабочее время. При этом предполагается, что все рабочее время, кроме основного отпуска, сотрудник будет посвящать компании.

Но зачастую это не так. Сотрудники в рабочее время болеют, отпрашиваются к врачу, встречают родственников с вокзала, справляются с форс-мажорами в виде прорванных труб, лечат животных у ветеринара и так далее. Причин отпроситься на время или на целый рабочий день может быть много. Все это уменьшает то полезное время, которое сотрудник мог бы посвятить делу.

Неэффективное использование рабочего времени сотрудников приводит к снижению производительности и сокращению финансовых показателей компании. Многие компании не считают это время. А зря.

Есть такой показатель, коэффициент абсентеизма – это отсутствие персонала на рабочем месте. Каждый сотрудник за год должен отработать определенное количество времени, которое можно посмотреть в производственном календаре. Например, в 2020 году фонд рабочего времени на одного сотрудника при 40-часовой рабочей неделе составляет 1979 часов.

Все дни, в которые сотрудники отсутствовал на рабочем месте, являются потерями.

Существует два вида абсентеизма, которые мы и разберем в данной статье.

1.Общий коэффициент абсентеизма

Данный показатель дает возможность проанализировать общий процент потерь производительного времени сотрудников за определенный период по причине их отсутствия на рабочем месте.

Общий коэффициент абсентеизма (ОКА) используют при прогнозе выполнения производственных планов и финансовых показателей компании, планировании найма постоянного и временного персонала компании.

Формула расчета ОКА

В данном показателе НЕ учитываются следующие виды отсутствия:

• оплачиваемый отпуск – основной и дополнительные: северный, за вредные условия труда, то есть все те отпуска, за которые сотрудник не может взять денежную компенсацию и должен “отгулять”
• выходной день по причине выполнения государственных обязанностей, донорство и так далее.

При этом в список отсутствий входят:

• больничные – как с оформленным листком нетрудоспособности, так и без него
• отгулы за свой счет
• прогулы
• любые случаи, когда сотрудник отпрашивается у руководителя на половину дня для личных дел
• простой.

Пример расчета ОКА

В компании работает 100 человек. За год сотрудники суммарно отсутствовали 2500 рабочих дней, из них 1800 рабочих дней приходится на ежегодный отпуск.

1) Количество рабочих часов за год по производственному календарю для 40-часовой рабочего недели – 1979.

2) Рассчитаем общий фонд рабочего времени = 1979 часов * 100 сотрудников = 197 900 человеко-часов.

3) Посчитаем пропущенные часы = 2500 – 1800 = 700 рабочих дней * 8 часов = 5 600 человеко-часов.

4) Посчитаем часы отпуска = 1800 рабочих дней * 8 = 14 400 человеко-часов.

5) Общий коэффициент абсентеизма = 5 600 / (197 900 – 14 400) * 100% = 3,05%.

Нормы для ОКА

Нормы, как таковой нет. Но, так как в этот показатель не включен основной отпуск и другие законодательно разрешенные отсутствия, норму можно вывести.

Например, за год сотрудник может взять 28 календарных дней отпуска. Нужно перевести календарные дни в рабочие.

Так как по ТК РФ сотрудник обязан оформить отпуск не менее 14 дней, а остальные дни брать по своему усмотрению, на каждого сотрудника приходится от 20 (сотрудник оформляет отпускные дни вместе с выходными) до 24 рабочих дней в году.

Если в компании нет дополнительных отпусков, определим норму коэффициента абсентеизма (в расчете на одного сотрудника) %:
от 20/1979 * 100% = 1,01% до 24/1979 * 100% = 1,21%.

Вывод для нормы ОКА

Таким образом, округлив большее из указанных значений, мы получим ориентировочную норму ОКА для компаний без дополнительного отпуска = не более 1,5%.

Если в компании есть дополнительные отпуска, то к числителю формулы расчета нормы ОКА необходимо прибавить среднее количество рабочих дней дополнительного отпуска за прошлый год на одного сотрудника.

2. Коэффициент абсентеизма Брэдфорда

Данный показатель пришел к нам с Запада.

Якобы исследователи института Брэдфорда выявили закономерность между частотой кратковременных отсутствий сотрудника на рабочем месте и падением показателей производительности и эффективности.

Данный показатель применяют для оценки потери эффективности в производственном процессе, вызываемых частым краткосрочным отсутствием сотрудника по сравнению с единичными продолжительными случаями отсутствия.

Чем чаще сотрудник отсутствует на работе, тем выше показатель абсентеизма, тем негативней эффект от его отсутствия на производственный процесс.

При этом никто не видел этих исследований и их результатов. Но на Западе отслеживание коэффициента абсентеизма Брэдфорда (КАБ) сопровождается дисциплинарными мерами по отношению к отдельно взятым сотрудникам.

В американских компаниях этот показатель используют следующим образом: первый инцидент выхода индивидуального показателя абсентеизма за норму – сотрудника вызывают на разговор, второй инцидент – его увольняют.

В интернете есть разные форумы, на которых сотрудники американских компаний обсуждают и очень не любят этот показатель.

Я предлагаю использовать этот показатель в качестве индикатора уровня вовлеченности и выгорания.

Чем чаще сотрудник начинает отпрашиваться с работы по различным поводам, болеть с больничным листом или без него, тем ниже его вовлеченность в рабочий процесс и на него нужно обратить внимание.

Не с целью уволить, а выяснить, что с ним происходит, что компания может сделать, чтобы повысить его производительность.

Формула расчета КАБ

Показатель считается индивидуально по каждому сотруднику.

Но для использования в России и странах СНГ нужно ее дополнить. Так как этот показатель появился в США, нужно учитывать, что их трудовое законодательство сильно отличается от российского, трудовые отношения с сотрудником закреплены в коллективных договорах компаний, сотрудник не имеет такого разнообразия законодательно закрепленных причин отсутствия на рабочем месте.

Поэтому я предлагаю в данном показателе применять тот же подход, который мы разбирали при расчете общего коэффициента абсентеизма, и не учитывать следующие виды отсутствия:

• оплачиваемый отпуск – основной и дополнительные: северный, за вредные условия труда, то есть все те отпуска, за которые сотрудник не может взять денежную компенсацию и должен “отгулять”
• выходной день по причине выполнения государственных обязанностей, донорство и так далее.

В список отсутствий для расчета включить:

• больничные – как с оформленным листком нетрудоспособности, так и без него
• отгулы за свой счет
• прогулы
• любые случаи, когда сотрудник отпрашивается у руководителя на половину дня для личных дел
• простой.

Пример расчета КАБ

То есть мы считаем количество случаев отсутствия сотрудника за период, возводим это количество в квадрат и умножаем на общее количество дней отсутствия.

Нормы для КАБ

В отлиичии от ОКА норма для КАБ существует и не должна превышать следующих значений:

• за год — 80 баллов
• за квартал — 27 баллов
• за месяц — 12 баллов.

То есть в нашем примере расчета нужно обратить внимание на сотрудника из третьего примера, т.к. 1000 > 27.

Так как КАБ можно посчитать индивидуально по каждому сотруднику, то его можно использовать при поиске взаимосвязей со следующими показателями:

• текучесть
• производительность
• лояльность
• % выполнения КПЭ
• выручка
• прибыль.

3. Вывод

1) ОКА необходимо использовать для прогноза выполнения производственных планов и финансовых показателей компании, а также планирования найма постоянного и временного персонала компании. Иначе компания будет ставить производственные планы и планы продаж в отрыве от фонда рабочего времени сотрудников, которым располагает.

2) КАБ необходимо использовать для анализа вовлеченности и риска выгорания сотрудников. Стоимость измерения этого показателя намного меньше исследований вовлеченности от провайдеров, но даст более объективную информацию, так как опирается на действия, а не слова в опросах сотрудников.

Методы оценки эффективности HR-процессов, а также взаимосвязь вышеуказанных показателей мы разбираем в рамках курса “Создание системы HR-метрик”.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5cf54255e84caf00ae7acf75/chto-takoe-koefficient-absenteizma-5f02bc3bf6d6522ad12b0af7

Как выявить неэффективное использование рабочего времени?

Противодействующие участники одного процесса. Работодатель и наемные сотрудники. Со взаимными требованиями и ожиданиями. Обеспечить работой и получить её. Ждать и дождаться нужного результата и показать его. Выплачивать заработную плату и выполнять то, что прописано в должностной инструкции.

Показать себя эффективным руководителем, соответствовать целям миссии компании, в которой трудишься. Все очевидно, но не всегда соответствует действительности. Жить по принципам тайм-менеджмента, честно говоря, мало кому удается.

Как заметить и предотвратить снижение производительности – об этом поговорим.

Неэффективное использование рабочего времени

Регулярные опоздания, чаепития и разговоры по душам, интернет, соцсети – причины, которые постоянно отвлекают человека от работы, снижают его продуктивность. Не сложно изобразить большую занятость и глубокую задумчивость.

Достаточно с соответствующим ситуации видом смотреть в монитор ПК и одновременно переписываться с друзьями. Никто ж не заглянет через плечо. Дурной тон. Даже для начальника. Да и он может быть уличен в том же самом: писать, например, в блог и не решать срочный вопрос.

Все мы люди. Никто не против мелких радостей жизни в виде реального и виртуального общения. Это помогает расслабиться, чтобы вновь с настроением продолжить работать. Но когда отвлечения превышают процент допустимого, страдает общее дело.

Как бы пафосно это не звучало, но только при отлаженных бизнес-процессах предприятие остается конкурентным.

Виды потерь рабочего времени

Избежать потерь времени в работе почти нереально. Они её составляющая часть. Если объем потерь 10%, плюс-минус отклонения в обе стороны, то это норма. Больший показатель, от 20 до 40%, говорит о кадровых и организационных сложностях. Уровень временных затрат в 50% сигнализирует о критическом состоянии компании.

Потери обуславливают объективные факторы, не зависящие от участников коллектива. Или связаны с неграмотной организацией труда. Их разделяют по нескольким критериям. В зависимости от причин и последствий:

• нормируемые, или плановые. К ним относятся подготовительные действия, без них не начать. Непосредственной работе предшествует проверка места, подготовка материалов. Кому что требуется: продукты и посуда для повара, станки, оборудование для слесаря и т.д. Работодатель также учитывает дополнительные периоды для общения, отдыха, перекуров;
• ненормируемые, или незапланированные. Это форс-мажор, который невозможно было предусмотреть, например, экономический кризис, сбой в доставке материалов от поставщика, брак продукции, халатность персонала. Такие потери несут большие угрозы успешности предприятия.

По продолжительности потери времени подразделяются на:

• целодневные возникают из-за прогула рабочего, непредвиденных обстоятельств, простоев предприятия, отключения электроэнергии, недопоставки сырья. Это острые ситуации, которые стараются устранить как можно быстрее. Но они происходят реже, чем внутрисменные и меньше влияют на общий ущерб;
• внутрисменные. Это длительные разговоры по телефону, нечетко поставленные задачи, захламленное трудовое место, что затягивает исполнение процессов. Эти потери сложно подсчитать, хотя они случаются часто. Избежать их помогает строгий контроль дисциплины. На производстве учитывают паузы длительностью даже от пяти минут, заносят данные в лист простоев.

Уязвимость работодателя со стороны сотрудника

Российское трудовое законодательство в большей мере ориентировано на наемного работника, которого необходимо защищать от работодателя. Из эпохи Советов остается противопоставление подчиненного как приниженного и нанимателя-хозяина с замашками на вседозволенность. В спорных вопросах априори обвиняют руководителя.

Последний, защищая свои интересы, приоритеты организации, выглядит в глазах персонала, как минимум непонимающим человеком, не желающим войти в положение. Как максимум – тираном, кто думает исключительно о себе. Сложно судить о большом, будучи узким специалистом.

Кто и что наносит ощутимый вред корпоративным интересам:

• сотрудники, завербованные конкурентами;
• нерадивые служащие, ленивые, создающие видимость работы;
• “токсичные”, не верят ни в одно начинание, из-за этого все делают абы как, ради галочки, своим настроением заражают коллег.

Если избежать таких работников совсем не удастся, то можно подстраховаться. Уволить подчиненного с низкой отдачей, если он сам не захочет этого, непросто. Надо еще постараться доказать его ненужность. Как и получить факты шпионажа, который приносит наибольший ущерб.

Атмосфера доверия в компании, добрые коллегиальные отношения – то, что стоит культивировать. И не навязывая, вводить законные алгоритмы, что уберегут от неприятностей со стороны коллектива:

• разработать должностные инструкции, чтобы каждый четко знал свои обязанности;
• выверить нормативы по задачам, сроки, качество исполнения, зафиксировать их в трудовом договоре;
• подписать со специалистом на этапе трудоустройства договор о неразглашении конфиденциальной информации, положение о порядке работы с клиентами, инструкцию по делопроизводству и др.;
• установить на ПК автоматическую систему учета рабочего времени, которая позволит анализировать все действия.

Контроль рабочего времени персонала

Управляющий заинтересован знать, чем занят его коллектив в трудовой период. Понятно, почему. От этого зависит доход предприятия, его конкурентоспособность, продвижение вперед. Один руководитель, будь он самым умным, справиться с этим не сможет. Нужна команда, которой доверяешь, кто в ответ уважает тебя.

Мониторить действия служащих в рабочий период обязывает ТК РФ. Это поддерживает дисциплину в коллективе, гарантирует справедливую оплату труда.

Следить за каждым лично директору – идея в крупных организация трудно воплотимая в жизнь. Можно создать целый отдел менеджеров по контролю, но это экономически неверно.

Не даст объективной картины о загруженности персонала. Предугадать от и до весь рабочий процесс почти невозможно.

Онлайн-мониторинг выполнения задач

Контролировать обстановку в офисе, никому не мешая и не отвлекая, позволяют IT-технологии, системы учета рабочего времени. Например, CrocoTime. От нее не спрятаться, не скрыться. Но и установку автоматизированной программы работодатель тоже не будет скрывать. По закону он поставит в известность своих подчиненных, чтобы они знали возможности ПП:

• показывает, во сколько они начали работать и когда закончили. Включение компьютера система расценивает как начало дня. Остановку мыши или клавиатуры на 5 и более минут расценивает как перерыв, неактивный период;
• фиксирует информацию об опозданиях, отправляет оповещения о них на почту менеджера;
• отмечает, на какие сайты заходили, какие программы использовали;делает фотографию рабочего дня;
• детализирует все действия, наиболее активные и мало продуктивные периоды конкретных рабочих и целых отделов;
• обрабатывает данные в режиме реального времени.

Опросы подтверждают: знание о контроле через ПП стимулирует относиться к обязанностям, к пунктуальности с большей ответственностью, уважать коллег, работу, соблюдать корпоративные правила.

Тайм-менеджмент как инструмент управления персоналом

Анализировать процессы в бизнесе, настроения коллектива позволяют технологии тайм-менеджмента, рационального расходования времени.

От того, как соблюдаются его принципы, зависят экономические и социальные достижения компании.

Когда каждый понимает свою зону ответственности в общем деле, чувствует взаимовыручку, то и общий фон в офисе складывается благоприятным. У людей возникает настрой задержаться на этом месте.

Можно проводить обучающие курсы по тайм-менеджменту или поддерживать его через IT- продукт. Программу учета рабочего времени CrocoTime используют сотни крупных предприятий. Она помогает решать следующие задачи:

• показывает количество отработанных часов, отмечает активность периферийных устройств. Это даст представление о нарушениях внутреннего регламента;
• выявляет ошибки рабочих процессов. CrocoTime фиксирует часы, дни, в которые реализуют проекты, отражает задачи, на которые ушло больше всего усилий;
• помогает избежать переработок. Детальный мониторинг дня, онлайн отчеты раскрывают ситуацию: кто из сотрудников в равнозначных должностях успевает сделать больше остальных, а кому не хватает квалификации, знаний, старания.

Наладить эффективную систему управления персоналом в один момент, по щелчку пальцев не получится. Добиться результата возможно только после продолжительного мониторинга, контроля и анализа всех внутренних процессов. После этого скорректировать их под необходимые целеустремления. Инструменты тайм-менеджмента помогут исправить грубые ошибки при минимальных финансовых и моральных затратах.

Источник: https://crocotime.com/ru/kak-vyyavit-neeffektivnoe-ispolzovanie-rabochego-vremeni/

Рациональное использование рабочего времени: методики и примеры

Здравствуйте! В этой статье расскажем о рациональном использовании рабочего времени.

Сегодня вы узнаете:

1. Как планировать рабочее время и как грамотно его использовать;
2. Что понимается под термином «рациональное использование рабочего времени»;
3. Каких результатов можно достичь, если расставлять приоритеты правильно.

Согласно проведенным исследованиям, очень большая часть людей не умеет планировать свое рабочее время. Получается, что даже работая по жесткому графику, люди не успевают выполнять объем работы. В таких ситуациях помогает рациональное использование рабочего времени. О нем и будет сегодняшний разговор.

Рабочее время персонала и его эффективность

Рабочее время – это период, в течение которого сотрудники должны выполнять свои должностные обязанности на рабочем месте. Вопрос состоит в том, насколько эффективно используется рабочее время персонала,ведь зачастую получается так, что дела превращаются просто в бесконечную вереницу.

Факторы влияния на эффективное использование времени

На этот показатель влияет довольно много факторов:

• Режим рабочего времени;
• Организация труда;
• Работоспособность сотрудников;
• Планирование рабочего времени.

Что находится в приоритете

В любой работе важен результат: насколько достигнуты цели и задачи, которые были поставлены. Но чтобы прийти к планируемым результатам, нужно заняться выстраиванием рабочего процесса. Именно поэтому в трудовой процесс и внедряют принципы рационального планирования.

Методики реализации тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это словосочетание, которое многим людям вообще ни о чем не говорит. Поэтому мы несколько упростим его и разъясним, что оно включает в себя организацию рабочего времени и повышение эффективности его использования.

Стоит перечислить положительные стороны этого инструмента:

• В коллективе складывается благоприятная и спокойная атмосфера;
• Повышается стрессоустойчивость сотрудников;
• Растет уровень результативности каждого работника;
• Повышается уровень личной ответственности и самоорганизации.

Планирование времени работы.

Об этом инструменте каждый предприниматель когда-то слышал. Но не все умеют его применять на практике. Как итог – время просто теряется, а ведь оно невозвратно, его нельзя накопить и вернуть назад. Для планирования есть простые способы, которые не требуют огромных затрат.

Рассмотрим процесс планирования пошагово.

Планированием грядущего рабочего дня лучше заниматься накануне вечером. В это время можно проанализировать, что уже сделано, а также составить план с учетом всех важных обстоятельств. Для планирования можно использовать как и старый проверенный блокнот, так и современные гаджеты. Важно, чтобы вы видели, какие задачи уже выполнены, а какие только предстоит выполнить.

Всю информацию вы все равно в голове не удержите, а вот что-то важное вполне можете забыть. Поэтому записывайте.

Постановка приоритетных задач.

Это очень важный момент в планировании. Реализовать его можно просто: на листе бумаги начертите квадрат, который нужно разделить еще на 4 квадрата.

Затем все задачи, которые нужно выполнить разбросайте по 4 пунктам:

• Срочные и важные;
• Срочные и неважные;
• Несрочные и важные;
• Несрочные и неважные.

Таким образом, все задачи каждый день будут перед глазами и вы будете видеть, что нужно сделать в первую очередь, а что можно перенести на пару часов, а может и дней.

Постановка целей.

Любой успешный предприниматель понимает, что постановка целей – это условие для достижения хороших результатов. Однако, часто руководители не объясняют работникам, какие цели стоят перед компанией, что каждый из них должен сделать, чтобы достичь успеха.

В итоге люди выполняют работу, по большей части бессмысленную, не приносящую практической пользы никому. А все потому, что просто не знают, зачем это вообще нужно. Как же изменить эту ситуацию?

1. Четко сформулируйте, какие цели стоят перед компанией и почему их нужно достичь;
2. Объясните сотрудникам, насколько важны те функции, которые они выполняют, для достижения общей цели: люди должны понимать, что их работа важна и приносит пользу;
3. Фиксируйте цели, которых удалось достичь и результаты каждого сотрудника.

Правильно поставленные цели мотивируют сотрудников и повышают эффективность их деятельности.

Закон Парето.

Его сутью является следующий принцип: если вы потратите всего 20% усилий, получите 80 % результата. При этом важно из перечня задач исключить все ненужные, а сосредоточиться только на важных.

Факторы, являющиеся отвлекающими от основной работы

Большинство из них являются просто корнем зла в любой компании, начиная с крупных холдингов, и заканчивая маленькими фирмами. Поэтому уделим им особое внимание.

Стрессовое состояние.

Каждый человек хоть раз в жизни находился в состоянии, когда работа просто не идет на ум. Сосредоточиться в такие моменты сложно. Выпейте немного травяного чая и включайтесь в работу.

Состояние усталости.

Чтобы работа была продуктивной, высыпайтесь. Недосып плохо влияет на общее состояние организма.

Соцсети.

Настоящий ужас для любого работодателя. Сотрудники постоянно в рабочее время проверяют свою страницу, читают посты, при этом на работе вообще не концентрируются. Поэтому руководству приходится прибегать к радикальным мерам: запрещать выход в интернет письменным распоряжением, а затем проверять журнал посещений каждого сотрудника. Хотя тоже помогает не всегда.

Сотовый телефон.

Если срочных звонков не ждете, просто выключите звук.

Режим многозадачности.

Когда сотрудник пытается выполнить много заданий в один момент, случается сбой и не получается ничего. Чтобы этого не происходило, организуйте рабочее время правильно.

Чувство скуки.

Один из самых опасных факторов. Если человеку скучно, то, естественно, что он будет искать способ отвлечься от работы. Стимулируйте у себя интерес к работе: например, если сдадите отчет раньше срока и получите премию, сможете сделать покупку, о которой давно мечтали.

Чувство голода.

Возможно, кому-то и покажется странным, но если вы голодны – работать нормально не получится. В голове только одна мысль: когда же я поем? Чтобы такого не случилось, делайте перекусы и следите за питанием в целом.

Как перестать отвлекаться

Чтобы работа была продуктивной и эффективной, нужно избавиться от привычки постоянно отвлекаться. Отвлекать могут коллеги, гаджеты, да и просто мысли. Как же стать властелином своего времени, обсудим далее.

Избавьтесь от поглотителей времени.

Постарайтесь не отвлекаться в рабочее время на дела личного характера и посторонние разговоры. Кроме того что ваше время тратится на просмотр очередного сайта или телефонный разговор с подружкой, вы также понесете временные затраты на то, чтобы включиться в процесс работы снова.

Безусловно, нужно делать перерывы в работе. Мы не роботы, отдых должен быть. Но для этого должно быть отведено конкретное время.

Еще один простой совет: оставьте домашние проблемы за порогом офиса. Это пойдет только во благо. Нужно разделять личные проблемы и рабочий процесс.

Не отвлекайтесь слишком часто на коллег.

Представьте: вы выполняете сложное задание или составляете объемный отчет, который нужно сдать в ближайшее время. И так боитесь не успеть, а тут еще и коллега задает ненужные вопросы. Они могут быть и в рамках работы, но катастрофически не вовремя.

Если приходится работать в шумной обстановке, все равно распределяйте работу так, чтобы не отвлекаться постоянно. Если точно знаете, что сосредоточиться не выйдет, попробуйте поменять на время кабинет. Мера эффективная, если взывать к разуму коллег, обсуждающих новый фильм, бесполезно.

Занимайтесь планированием.

Все дела, которые нужно сделать, фиксируйте. И время от времени просматривайте этот перечень. Можно установить напоминалку в телефоне, которая поможет не забыть что-то важное.

Распределяйте всю работу по времени суток. Утром и вечером выполняйте самые сложные задачи, а днем, когда вас могут отвлечь в любой момент, делайте те задачи, которые не требуют особенно серьезного внимания.

Отправкой корреспонденции или проверкой электронной почты занимайтесь в пакетном режиме.

Вместо того, чтобы каждый час на это отвлекаться, установите конкретное время для проверки содержимого электронного почтового ящика. А если нужно отправить несколько факсов, соберите их в течение дня и отправьте все разом.

В следующей части нашей статьи отдельно поговорим об организации рабочего времени руководителя.

Как руководителю рационально организовать рабочее время

Все ли вы успеваете сделать за рабочий день? Если нет, то вы представитель абсолютного большинства руководителей. Ряд аналитиков занимался изучением рабочего времени среднестатистического руководителя. Выводы были неутешительные: только 8% из 100 реализуют в течение дня все намеченные планы.

Причины этого следующие:

• Спешка;
• Отсутствие планирования времени;
• Неправильная организация труда;
• Слабый уровень мотивации.

Отсутствие планирования можно считать основной причиной. Если рабочее время проходит хаотично, логично, что завершить дела не получается.

Формула 60:40.

Если следовать ей, то та часть рабочего времени которую вы планируете, не должна превышать 60% от общего времени работы. Это период запланированной активности.

Оставшиеся 40% времени нужно разделить на 2 части, первая – это резервное время для незапланированной работы, оставшиеся 20% отводят для управленческой работы.

Таким образом, если планировать рабочее время правильно, можно значительно выиграть и во времени. А значит останется возможность заниматься самообразованием и плодотворной деятельностью.

Мотивация персонала

Мотивация важна для всех: руководитель вы или рядовой сотрудник. Когда ставятся цели на день, на неделю, на месяц, нужно понимать, каким будет результат. Мотивация – отличный инструмент для того чтобы повысить работоспособность и эффективность труда персонала. При этом можно использовать как мотивацию в материальном выражении, так и в нематериальном.

Пример. Руководство крупной нефтяной компании в РФ поставило перед собой цель: создать солидную деловую репутацию, при этом привлечь к этому процессу сотрудников.

Была разработана система мотивации, которая подразумевала следующее: если в течение полугода все отделы компании выполняют поставленные перед ними задачи и при этом перевыполняют план, сотрудникам будут предложен бонусы на выбор материального или нематериального характера.

Как только систему внедрили, текучесть кадров снизилась на 20%, а лояльность сотрудников к руководству повысилась на 50%, став практически 100-процентной.

Заключение

Подводя итоги, хотелось бы отметить, что методик, обучающих рациональному использованию и планированию рабочего времени, много. Мы рассказали о самых популярных.

Но какой бы метод или инструмент вы ни использовали, обязательно занимайтесь планированием, анализом и подведением итогов своей каждодневной деятельности. Это позволит выявить все недостатки и использовать рабочее время с максимальной эффективностью.

Источник: https://kakzarabativat.ru/soveti/racionalnoe-ispolzovanie-rabochego-vremeni/

Контроль работы удаленных сотрудников. Лучшие практики индустрии | Клуб ОЦО

Сотрудники многих ОЦО уже возвращаются в офисы, однако практика дистанционной работы и гибкие графики становятся повседневностью для персонала центров обслуживания и в посткарантинный период. Именно поэтому перед руководителями ОЦО встает вопрос, как эффективно контролировать удаленных сотрудников.

Контроль выполнения плана по выработке

Как известно, для большинства транзакционных сотрудников центров обслуживания существуют четкие нормы выработки: количество документов, которые нужно обработать за период, количество проводок и т.п.

Выполнение норм контролируется, как правило, через  корпоративные IT-системы: в МФ ОЦО «Ростелекома» — в системе Oracle, в Центре поддержки бизнеса Алкогольной Сибирской группы — через ЭДО, в которой на каждого сотрудника автоматически распределяются задачи в течение дня, в ОЦО Tele2 — через распределенные документы.

При этом важно сохранить возможность контроля ключевых показателей в оперативном режиме.

К примеру, в Центре корпоративных решений (обслуживает НЛМК, ПГК и другие компании) пока выполнение норм транзакционными сотрудниками отслеживается только на ежемесячной основе, но уже в ближайшей перспективе Центр планирует внедрить IT-инструмент, который позволит делать это в ежедневном режиме.

По словам Юлии Буренковой, директора проекта «Создание ОЦО», «Норникель-ОЦО», в их центре в любой момент времени можно получить информацию о количестве занятых сотрудников, сколько документов они провели в системе, сравнить фактические показатели с существующими нормативами. Эти данные отслеживает управление по эффективности деятельности «Норникель-ОЦО». В зависимости от выполнения норм руководители проводят соответствующие разъяснения. Юлия добавила, что в их практике не было случаев, когда при удаленной работе сотрудников снижалась их производительность. 

Контроль выполнения задач

По удаленным сотрудникам ОЦО, функционал которых сложно нормировать и оцифровать, наиболее часто контролируется выполнение поставленных задач либо сроков по проектам. Такой контроль осуществляется в онлайн-режиме непосредственным руководителем либо ежедневно (например, в Центре обслуживания бизнеса «КАМАЗа»), либо несколько раз в неделю, либо еженедельно (в ОЦО «Миррико»). 

В ЕЦО Coca-Cola HBC Россия периодичность контроля задач устанавливается руководителем каждого направления.

«У нас введена практика регулярных онлайн-встреч для постановки задач и контроля их выполнения в командах, своего рода “летучки”.

Руководители распределяют задачи на день или неделю, озвучивают сотрудникам, каким образом будет произведена проверка», — делится опытом Елена Андреева, руководитель центра обслуживания.

В ОМК-ЦЕС для контроля задач используют таймшиты, где сотрудники отмечают, какие задачи и за сколько времени они выполнили. Это позволяет понять трудозатраты на различные операции.

Большинство из опрошенных нами  ОЦО не применяют специальных IT-инструментов для отслеживания задач и проектов, однако планы по внедрению таких продуктов есть. По информации Клуба ОЦО, в некоторых центрах  для трекинга задач уже идет тестирование сервиса Jira Software или облачного Trello для контроля проектов.

Контроль использования рабочего времени удаленными сотрудниками

Как правило, в ОЦО действует нормированный рабочий день, поэтому требования о работе по установленному графику зачастую распространяются и на удаленный персонал. В таком случае возникает вопрос, как мониторить эффективность использования рабочего времени сотрудниками.

В ОЦО «Вымпелкома», который одним из первых стал практиковать дистанционную работу, еще несколько лет назад задумались над этой проблемой.

На рабочих компьютерах и ноутбуках были установлены веб-камеры, которые фиксировали, что делал сотрудник на рабочем месте, а также служили защитой от утечки конфиденциальной информации.

Однако такая система тотального контроля плохо воспринималась персоналом и оказывала негативное психологическое давление (нельзя отойти от рабочего места), поэтому со временем от нее пришлось отказаться.

На сегодняшний день на рынке существует множество программ, которые позволяют контролировать, что делает сотрудник за рабочим компьютером в рабочее время. В числе рассматриваемых представители ОЦО называли Kickidler, LanAgent, Crocotime, NeoSpy и др.

Подобные программы позволяют получить полную картину рабочего дня сотрудника, промониторить, какие системы использовались и какие сайты посещались, а также выявить причины неэффективного расходования рабочего времени.

Однако из опрошенных нами центров обслуживания только в Центре корпоративных решений, «Норникель-ОЦО» и «Магните» подтвердили, что используют такие системы: в «Норникель-ОЦО» и в «Магните» это Crocotime, ЦКР название системы не раскрывает.

В ЦСР «ЕвразХолдинга» и в ОЦО ГК «Миррико» в настоящее время задумываются о внедрении таких программ, но окончательное решение пока не принято.

Комплексный подход и самоконтроль

Ольга Прудникова, директор департамента управления финансовыми сервисами, «Магнит», отмечает, что важен  комплексный контроль сотрудников, именно поэтому их центр обслуживания как использует систему учета рабочего времени для мониторинга продуктивного времени в системах, так и ежедневно контролирует выполнение нормативов по задачам (на основе различных видов отчетов из используемых в работе систем).

Поскольку в условиях пандемии большинство ОЦО впервые вынужденно начали использовать удаленную работу, то многим еще предстоит опробовать и внедрить новые инструменты контроля сотрудников.

По мнению независимого эксперта Екатерины Юрченко, много лет проработавшей в сфере ОЦО, лучшие из таких инструментов эффективны для контроля не только удаленных сотрудников, но и персонала, работающего в офисе.

Однако нельзя не согласиться с Ларисой Зубриловой, генеральным директором ЦОБ «КАМАЗа», которая считает, что если у удаленных сотрудников нет самодисциплины, то никакие инструменты контроля их руководителям не помогут. Поэтому самоконтроль и эффективный тайм-менеджмент становятся важными условиями успешной работы дистанционных сотрудников.

Подготовлено Анной Чернецкой

Источник: https://sscclub.ru/article/kak-kontrolirovat-rabotu-udalennyh-sotrudnikov/